Die E-Mails können auch später beantwortet werden, der Steuerausgleich kann auch noch warten und die Bewerbung kann ebenso kurz vor dem Abgabetermin geschrieben werden. Viele schieben ihre Aufgaben vor sich her. Dabei erzeugt das nur unnötigen Druck. Warum also nicht moderne Management Methoden für eigene Zwecke nutzen und so der eigenen Prokrastination entgegenwirken?

Kanban ist eine Organisations- und Change Management Methode. Oftmals angewendet in der Produktion und in der IT. Kanban können Sie aber auch in einer einfachen Form gut für Ihre eigenen Zwecke verwenden. Warum also nicht den sonst so üblichen To-Do Listen den Todesstoß versetzen und mal etwas Neues probieren.

Kanban kommt aus Japan und heißt übersetzt so viel wie “Tafel”, “Karte” oder “Beleg”.

Der Vorteil von Kanban ist, dass Sie Ihre Kanban Tafeln ganz Ihrer persönlichen Arbeitsweise anpassen können. Sie sind frei im Design und können Ihre Tafeln einfach und effizient selbst erstellen.

Die einfachsten Kanban Tafeln bestehen aus den drei Spalten „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Dabei gelten folgende Prinzipien:

  • Die Visualisierung einer Aufgaben.
  • Begrenzung unfertiger Aufgaben.
  • Alle Aufgaben durchlaufen alle angegebenen Spalten.
  • Überwachen, Anpassen, Verbessern.

Ursprünglich waren die Kanban Tafeln, physische Tafeln. Heute werden von vielen Teams, insbesondere, jene, die an verschiedenen Orten arbeiten, digitale Tafeln verwendet. Viele Software-Anbieter haben sich darauf spezialisiert und bieten Kanban Software für die Visualisierung vernetzter Teams an.

Wie funktioniert nun Kanban und was ist mit den guten alten To-Do Listen?

Wenn Sie mit Ihren To-Do Listen zufrieden sind bzw. mit Ihrer bisherigen Methode Ihr Auslangen fanden, bleiben Sie dabei! Warum ein bewährtes System wechseln, wenn es gut funktioniert hat. Wenn Sie aber etwas Neues und Einfaches ausprobieren möchten, sind Sie bei Kanban goldrichtig:

Visualisierung mit Kanban

Designen Sie ein einfaches Kanban Board! Sie können dafür eine einfache Tabelle zeichnen, ein Whiteboard verwenden, eine Kork-Tafel mit Pins oder einfach Software dafür benützen. Ganz wie Sie möchten. Das Grunddesign eines Kanban Boards beinhaltet in etwa folgende Bereiche:

Bereit
Zu Erledigen
In Arbeit
Erledigt
  1. Bereit: Eine Bestandsaufnahme. Alle anstehenden Aufgaben werden mittels Post-It in diese Rubrik geklebt.
  2. Zu Erledigen: Alle Aufgaben, die in diesem Monat erledigt werden müssen.
  3. In Arbeit: Alle Aufgaben die in Arbeit sind.
  4. Erledigt: Alle erledigten Aufgaben

Ein, Zwei, Drei: Ihre ersten Schritte mit Kanban-Tafeln

Kanban BoardGut, Sie haben also Ihre Bestandsaufnahme gemacht. All die Dinge, die erledigt werden sollen sind gesammelt, auf Post-It’s niedergeschrieben und in die Spalte „Bereit“ geklebt worden. Im zweiten Schritt werden nun alle Post-It’s die in diesem Monat erledigt werden von der Spalte “Bereit” in die Spalte “Zu Erledigen” verschoben. Im dritten Schritt verschieben Sie diejenigen Post-It’s die Sie gerade „in Arbeit“ haben, in die betreffende Spalte und mit den „To-Do’s“ die Sie bereits erledigt haben, verfahren Sie ebenso.

Eine einfache, glasklare Sache

Sie sehen, die Arbeit mit Kanban Boards ist eine einfache und effektive Sache. Stets haben Sie den Fokus auf ein Thema und den Überblick, was noch zu tun ist. Sie sehen sofort, wo Sie stehen. Ein paar Regeln dazu solltest man aber trotzdem beherzigen:

Tipp 1

Alltägliche Aufgaben haben auf dem Kanban Board nichts verloren. Dafür können Sie ruhig wieder Ihre bewährten To-Do Listen nutzen.

Tipp 2

Begrenzen Sie Ihre Aufgaben in der Spalte “In Arbeit” auf maximal 3 oder 4 Aufgaben. Das hilft, besser zu fokussieren. Erst wenn in dieser Spalte wieder Platz ist, können Sie sich wieder einer neuen Aufgabe widmen.

Fazit: Die Arbeit mit Kanban macht richtig Spaß

Eine Aufgabenverwaltung (To-Do-Liste) ist nach wie vor wichtig, um Ihr Tagesgeschäft im Griff zu haben. Sie ist aber nicht alles! Mit der Kanban Methode behält man den Blick auf das Wesentliche und hat so das Rüstzeug für ein einfaches und effektives Selbstmanagement. Wenn Sie Kanban als Software ausprobieren möchten, bietet Trello.com eine kostenlose Variante an. Versuchen Sie es!